B2B Cold Calling muss nicht teuer sein - mit dem Apollo Dialer gehen Ihre Akquisitionskosten runter und Ihr Umsatz rauf

Wie Unternehmen die Akquisitionskosten im B2B Outbound Calling durch den Einsatz der Apollo-Technologie deutlich reduzieren

Was ist die Herausforderung?

Ein Cold Call hat im B2B eine durchschnittliche Conversion-Rate von um die 15%. Das bedeutet, bei circa jedem sechsten Angerufenem (siehe Blog-Close), der erreicht wird, geht der Vertriebsprozess weiter und hat damit die Chance auf einen Abschluss. Damit ist der Call Channel im Übrigen deutlich performanter als die Kalt-Email, die mit einer Response Rate von unter 1% (Quelle: Clearbit) im Schnitt 15-mal schlechter abschneidet. Bleiben wir aber bei den Herausforderungen des Cold Callings in einer Organisation. Eine Beispielrechnung verdeutlicht diese:

Nehmen wir an, eine Organisation hat Sales Development Agents, die für die Kundenanbahnung für den Vertrieb zuständig sind. Diese haben jeweils ungefähr 5 Stunden am Tag Zeit zu telefonieren. Mit einem guten Playbook, einer guten Story-Line und einer klaren Message brauchen Sie keine große Vorbereitungszeit bevor sie eine Nummer von einem Zielunternehmen wählen; sagen wir im Schnitt 90 Sekunden, davon sind 30 Sekunden das Raussuchen der Nummer und der „Anwahlvorgang“ an sich. Und nehmen wir dazu an, dass das Unternehmen über eine ausreichende Anzahl an Zielkunden sowie über eine Datenbasis in einem CRM o.Ä. verfügt, aus dem die Agents die Telefonnummer beziehen können. Der Sales Agent schreitet zur Tat – und – erreicht keine der angegebenen Telefonnummern der Zielpersonen im Unternehmen. Er versucht es somit wieder und nach durchschnittlich 18 Versuchen gelingt das erste Gespräch (Quelle: iMos Research). Bei einer Conversion Rate von 15% braucht der Sales Agent somit mindestens 18* 6 Versuche für eine Conversion, er muss deswegen mindestens 100mal versuchen jemanden telefonisch zu erreichen um aus einem Cold Call einen Prospect zu machen. Der Call an sich dauert in der Regel um die 5min. Danach steht eine Nachbearbeitungszeit von ca. 4min (bspw. Pflege des CRMs + Follow Up Email). Dies bedeutet in der Beispielrechnung:

100 Versuche * 1,5 min Vorbereitungszeit + 1 * 5min (Call-Länge) + 1 * 4min (Nachbearbeitungszeit) = 159 min. Zeitaufwand je Conversion [Prospect].

Bleiben wir bei dem Beispiel und bedenken, dass der Sales Development Agent 5h, also 300min am Tag für Cold Calls zur Verfügung hat, dann kann er – wenn es gut läuft – pro Arbeitstag 2 Prospects generieren.

Dies mag für manche, sehr margen-starke Geschäftsmodelle eine gute Quote sein (wobei diese Produkte und Dienstleistungen meist komplexer und damit erklärungsbedürftiger sind), aber für die meisten Unternehmen ist das zu wenig, da das Unternehmen für die Lead-Generierung und den Abschluss an sich zu hohe Akquisitionskosten hat. Gegengerechnet wird das noch deutlicher:

Ein Sales Agent verdient 5k EUR je Monat, der Sales Manager, der den Abschluss dann macht, 7.5k EUR monatlich. Anderen Personaleinsatz wie Sales-Engineers, Marketing-Personal, Rechtsabteilung für das Vertragswesen oder Produkt-Manager sowie Kosten für Software wie CRMs, lassen wir in diesem Beispiel außer Acht, auch wenn diese eigentlich in die Akquisitionskosten einzuberechnen sind.

Personalkosten iHv. 5k EUR (Sales Agent) führen zu 40 Prospects je Monat, damit braucht das Unternehmen 125 EUR an Personalkosten je Prospect.

Nehmen wir an, der Sales Manager kann monatlich an 10 Prospects gleichzeitig arbeiten und versuchen diese zum Abschluss zu bewegen, dies scheint herausfordernd, aber machbar (Quelle Brevet). Damit braucht ein Sales-Manager den Ressourcen-Einsatz von statistisch 0,25 Sales-Agents um auf mindestens 10 Prospects zu kommen. Und nehmen wir wiederum eine Conversion-Rate von 20% an, d.h. in einem von 5 Fällen wird ein Prospect zum Kunde. Dann ergeben sich folgende zusätzlichen Kosten:

Personalkosten iHv. 7.5k EUR (Sales Manager) führen zu 2 Abschlüssen (10 Prospects * 20% Conversion Rate). Die Aufwendungen eines Sales-Managers je Abschluss liegen somit bei 3.250 EUR.

Der Channel Cold Calling „verschlingt“ somit je Abschluss mindestens 4.375 EUR Akquisitionskosten je Neukunden: Ein Unternehmen braucht 5 Prospects (je 125 EUR Kosten) und 50% Arbeitseinsatz von einem Sales Manager (Kosten iHv. 7.5k EUR * 50%)

Um das Zahlenspiel noch ein wenig weiter treiben, brauchen Sie bei einem Deckungsbeitrag von knapp 50% vom Nettopreis einen Mindestumsatz von 10.000 EUR netto je Abschluss um wenigstens die Kosten für den Channel „Cold Call“ zu decken. Dies verdeutlicht die Dimension der Herausforderung.

Was ist die Lösung?

Durch den Einsatz unserer Apollo Caller Technologie senken Unternehmen den Ressourcenverbrauch je Prospect. Die Stellhebel sind hier schnell beschrieben. Der Apollo-Caller reduziert die

• Vorbereitungszeit für einen Call um über 33%
• Nachbearbeitungszeit durch Automatisierung um über 50%

Zudem gibt es keine „missed Calls“ mehr, denn dadurch, dass der Apollo-Caller nur Calls an den Agenten vermittelt, die erfolgreich zugestellt sind, gibt es nur noch erfolgreich zugestellte Calls. Aus den durchschnittlich 18 Versuchen die Zielperson ans Telefon zu bekommen wird einer. Zudem gibt der Apollo-Caller dem Sales Agent nach dem Gespräch die Struktur des Follow Ups vor. Der Agent wählt eine Aktion aus, Apollo erfasst diese und steuert den Rest ein.

Was sind die Outcomes?

Bleiben wir beim Zahlen-Beispiel von oben.

• Ein Sales Agent hat weiterhin 300min für Outbound-Telefonie zur Verfügung.
• Die Conversion Rate bleibt bei 15%
• Seine Vorbereitungszeit sinkt auf 60sec (die 30sec für „Telefonnummer raussuchen und wählen“ fallen weg)
•  Die Nachbearbeitungszeit sinkt auf 2min

Damit kommt der Agent nun auf mindestens 6-7 Prospects am Tag, wie folgende Rechnung zeigt:

300min / (1min Vorbereitungszeit + 4min Callzeit + 2min Nachbearbeitungszeit) * 15% Conversion Rate = 6,5 Prospects am Tag

Der Einsatz der Technologie hat somit den Sales Agent mehr als 3mal produktiver werden lassen. Zudem sei erwähnt, dass einige Sales-Agents gerade bei der Vor- und Nachbearbeitungszeit erheblich schneller sind – mit den dementsprechenden Hebelwirkungen für die Umsatzgenerierung und die Senkung der Akquisitionskosten. Diese sinken in diesem Beispiel deutlich:

Um einen Sales Manager mit 15 Prospects im Monat „auszustatten“ reichen nun der Arbeitszeit.

Und was müssen wir machen um die Lösung aufzusetzen und zu nutzen?

Einfach Kontakte einspielen und die Sales-Kampagne kann beginnen.

>>> Telefon-Kampagnen durchzuführen war nie einfacher.

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